发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。发文代字用汉语简化字标识，固定使用年份代码、发文顺序号用阿拉伯数码标识，年份代码应采用四位阿拉伯数字标识的公历年份并置于六角括“〔〕”中。

发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加括号，不加“第”等虚字。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年向下级机关公开下发的第2号文件“人外发〔1994〕1号”即为人事部外事司1994年对外发布的第1号文件。