1、需要发文，第一步需要确定文种，使用的文种一般根据行政等级和互相管辖的关系确定行文方向是上行文、下行文、平行文。根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）文件精神及湖南大学应该受湖南省教育厅及湖南省人民政府双重管辖确定使用文种为函。

2、格式具体参照《国家行政机关公文格式》（GB-T 9704-2012）进行草拟。函的具体格式要求与普通公文有一定差距。

当然如果你需要公文格式模板，我这里也可以提供给你。

希望对你有帮助。