公文传输系统是针对现代化办公中，政府和企业单位内文件的无序传输和存储而开发的。公文传输系统的作用就是实现使公文传输与公文管理的系统化信息化，使组织单位之间的公文传输更快速、更高。

1、对于政府部门和大型集团企业来说，拥有多级组织和分支机构，由于组织机构庞大，机构管理相对复杂，会议通知、材料和报表繁多，汇报需要通过层层传递，各类文档、表单、文件、数据信息的传输与交换极为不方便，通常上级部门无法获悉即时的反馈情况，无法做出正确的决策。

2、由于子机构众多，布局分散，传统的邮寄、传真公文交换方式的成本高、效率低，且缺乏即时性和安全性，也就形象了工作效率。

3、传统公文传输方式无法实现部门之间的即时信息交流，无法实现信息共享。

公文交换系统具备公文发送、公文接收、系统管理三大基本模块。公文传输系统的作用就是通过这三个模块的业务处理功能来体现的。公文交换的即时性和安全性是公文传输系统的作用的集中体现。通过公文交换系统建设，能在机构内构建一个信息化的公文传输网络，实现系统覆盖范围内的电子化的快速公文传输，同时能够通过标准的系统接口实现多级公文传输系统和跨地域的公文传输系统的对接，实现整个机构公文的及时传输一信息共享。

此外，公文传输系统还能够对整个公文交换过程进行监控、查询反馈，对公文进行统一的管理，实现公文的有序传输、管理与存储，克服了传统公文传输模式的种种弊端，实现即时、完整、安全的公文交换