是为了方便储存个人信息。不管是什么工作都离不开管理，所以大量的人员流动需要整体的保存，纸质版又太繁琐，所以电子版便于储存。

电子档照片是数码相机和网络广泛使用后派生出的，区别于一般传统档案照片的一种文档形式。广泛应用在教育，企业等单位的档案材料中制作过程是，先用数码相机拍出要建档人的30—50k像素免冠照片，再将照片复制到电子档案档案材料的照片栏中，成为完整的电子档案。