我写个范文你参考下： XXX项目管理部 关于完善项目资料的通知 各项目部： 为倡导科学发展观的，并按照XX领导指示，及XX文件精神，现需要完善各项目资料并进行整理归档。

请各项目部安排专人到我处核查资料是否完善，并将缺失部分补齐归档。时间：XX年X月XX日---XX年X月X日 地点：XX办公室 其他要求：XXXXXXXX 特此通知 XX办公室 二ＯＯ九年X月X日 这是基本的格式，其他内容你看着加上去。也就是把原因和要求说明白，这是重点。