一、回锋补叙，填补空白。在介绍主体事件之前，先通过逆锋起笔，介绍一下先前发生的情况，从而使事情的来龙去脉更清楚。这样的背景介绍往往通过时间副词在“过去”与“当前”的内容之间进行切换。
二、画龙点睛，奠定基调。常言道：“红花需要绿叶扶。”公文中的背景介绍虽只寥寥几笔，往往能起到画龙点睛、突出主题的作用。
三、转笔插叙，烘托主题。公文的背景材料往往通过陪衬手段突出主题。客观事物常是相对存在，有比较才能对其进行鉴别，既有历史的纵向比较，也包括现实的横向参考。背景材料正是通过比较来实现其烘托主题的作用的。在对正文的介绍中，当主题被揭示出来以后，为了推高文意，作者突然掉转笔锋，插入一段看似毫不相干的内容，实质是旁敲侧击，通过烘托渲染，进一步升华主题。
四、总体说明，展现全貌。在进入正文前，先对先期开展的情况做一个全景式的宏观勾勒，把主体部分将要展开的内容放在宏大的场景中，就为读(听)者深入理解全文提供了一个逻辑前提。
公文的背景构成了公文表达内容的前提基础。缺少了必要的背景交代，公文表达往往会存在主题不突出，要素不清楚、过程不清晰等缺陷。只有背景明白、内容确切的公文，才能给读者留下清晰、完整的印象，达到既定的表达效果。
