你提问的是犯罪案件，记入公安机关档案的问题，根据《中华人民共和国刑事诉讼法规定，步骤是这样的。
1、公安机关发现犯罪嫌疑人后，需要立案的，由承办人填写《立案报告表》，公安机关主管负责人批准后，交由侦查部门开始侦查。
2、侦查期间，需要对犯罪嫌疑人取保候审、监视居住、拘留的，公安机关负责人批准同意，如果需要逮捕犯罪嫌疑人的，还要经过人民检察院批准才能执行逮捕。
3、侦查终结后，如果犯罪事实清楚，经公安机关负责人批准同意，应当以公安局的名义移送同级人民检察院审查起诉。
4、人民检察院的起诉书，人民法院的判决书，都是由专人送达给公安机关签收的。 案件结束后依专门的内部归档制度把案件装订成案卷归档的。不是随便一个承办警察个人可以决定记犯罪档案。
