文件的命名
1) 工作文档中使用文档编号，客户/供应商，项目/产品名称，问题，文档类型，关键词等对文件进行命名。 2) 文件命名上应使用常用词，以方便在今后搜索中凭印象进行模糊搜索。 3) 文件标题一定要能简单概括文档内容，尽量避免使用“新建 Microsoft Word 文档”等默认文件名。 4) 有内容相似的一系列文档，可用文档之间的关键区别点作为文件名的一部分，比如：EMC_TEST_REPORT_RE_1EMC_TEST_REPORT_CI_1。 5) 从别处的来文档，且需要与他人交流，可暂时保留源文件名。 2.文件的分类 根据个人工作性质不同，可对目录进行不同的分类，可按项目分，可按产品分，可按照自己工作内容分等， 分类原则如下： 1） 一级目录尽量涵盖所有类别。即几乎所有相关文档都能正确的归于其中一类。 2）在文件夹名称前加序号，一边是文档顺序在按照名称排列情况下统一，如“01_项目合同”。对于部分常用文档可固定使用01或99进行排序，以便在习惯的位置打开文档。 3）对于同属于两个文件夹的文件，即文件内容与两个文件夹吻合，可在两个文件夹中的一个放置一份文档，另一个文件夹文件夹下放置该文件的快捷图标。 4）尽量减少文件夹层数。 5）命名规则参照文件命名规则，从简。3.搜索软件的使用 1）文件名搜索：推荐工具everything，速度快，体积小，设置为是随机启动，设置快捷键，需要时快速调出。 2）文件内容搜索：Filelocator Pro，支持文档内容搜索。建议设置筛选文件格式及常用文档工作目录，减少搜索时间。4. 模板文件的建立 1）目录模板：建议类似目录分类使用相同或类似文件目录结构，以便根据习惯迅速找到相应文件。 2）文档模板：当工作内容有较大重复时，建立结构完整的无内容空模板，设置为只读模式，编写具体文档时，根据模板内容填写模板，增删部分目录结构。
