(1)行政管理部门
“洞主”“山长”即是书院的院长,书院推崇教学与行政合一,即是书院的最高行政首脑,又是主要的讲席教师,多由当时著名的学者担任,例如:范仲淹曾经做过应天府书院的山长,主持讲席的同时,也为书院制定了一系列新的课业和管理规程。南宋的朱熹先后主持过白鹿洞书院、岳麓书院的教务,病为白鹿洞书院制定了学规。
监院,地位仅次于山长的书院职事,负责书院的行政、财务以及稽查学生的品行等工作,到了明朝以后,监院成为书院的行政首脑,而山长只负责学术和教学。
首先,管理书院的职事。
(2)教学部门
学长,相当于某门学科的教职
讲书,负责书院经书讲解
堂录,负责记录教学情况为主
(3)学生管理部门
直学,负责管理学生
掌德业薄,负责对学生德业方面的稽查
钱粮官,负责书院的出纳业务
掌书,图书管理员,负责图书的保管和借阅
书办,掌管书院各种卷宗、档案的职事
医瑜,大夫
掌祠,书院内掌管祭祀活动的职事