一、预热 首先要打开电源开关，此时复印机进入预热状态，操作面板上指示灯亮，出现预热等待信号，这个状态将持续1min，在这段时间可以做些准备工作，当定影温度上升到规定温度时，操作面板上相应的指示灯亮或发出声音，表示机器预热结束，接下来便可以进行复印。如果机器没有装入纸盒、纸盒没有纸或机器有卡纸等故障时，复印机将不能进入待机状态，操作面板将显示相应的符号或故障代码。
二、检查原稿 拿到复印原稿后，应当检查原稿的纸张尺寸、质量、数量和装订方式等，做到心中有数。检查原稿的装订方式，可以拆开的原稿应当拆开，这样复印时不会产生阴影。 1、检查原稿上自己、图像的清晰度和色浓度，以作为调节复印浓度的参考。对原稿上不清晰的自己，应当在复印前描清楚。 2、原稿如果有破损或需要拼接的地方，应用胶条连接号，并抚平卷皱的地方，便于复印。 3、如果原稿上有修改液或墨水，要等原稿上的修改液或墨水完全变干后再放置，否则可能会在曝光玻璃上留下痕迹，导致复印成品也带有痕迹。
三、放置原稿 1、原稿放置在原稿台玻璃板上不同型号的复印机有不同放置原稿的方法。一般有两种：一种是将原稿放置在稿台的中间；另一种是靠边放置在定位线上。复印前应对夫以及农机的放稿方式进行了解。原稿正面朝下向着玻璃板放置，轻轻盖紧原稿盖板，以防漏光而出现黑边。 2、使用原稿自动输送装置 原稿自动输送装置是用来自动输送原稿的器材，它可以连续地逐一将原稿输送托盘内的原稿送入复印机，提高复印效率。 使用原稿自动输送装置，首先要将原稿对其放置于原稿输送托盘，如果原稿被夹着或钉着，则应先取下订书钉。将原稿正面向上，完全推入托盘，根据原稿的尺寸调整侧边导板，并选择自动输送模式。
四、选择复印纸尺寸 一般复印机具有自动选择纸张模式，在这种模式下，若将原稿放置在原稿输送装置或玻璃板上，复印机会自动检测到原稿的尺寸，并选用与原稿相同的纸张。这种模式只使用于按实际尺寸复印。 当复印尺寸不规则时，例如，复印报纸、杂志时，不能自动检测到纸张尺寸时，可以指定所要的尺寸。方法是：根据所需复印件的尺寸要求，将纸装入相应的纸盒中，按纸盒选择键，选中所需复印纸尺寸的那个纸盒即可。
五、缩小与放大 通常复印机都带有复印缩放功能，复印机的复印倍率有以下几种方式： 1、固定的缩放倍率，缩放只有固定的几档，很容易地将一种固定尺寸纸上的稿件经过放大或缩小后印到另一种固定尺寸的纸上去。例如，A4-A3，即将A4和A3规格的原稿互换。 2、使用无极变倍键进行无极变倍复印。使用这种方式，可对原稿进行50%-200%、级差为1%的无极变倍缩放。 3、使用自动无极变倍键，实行自动无极变倍。使用这种模式，复印机会根据原稿和供纸盒内的纸尺寸自动设置合适的复印倍率。
六、调节复印浓度 根据原稿纸张、字迹的色调深浅，适当调节复印浓度。可以选择自动浓度选择方式进行调整，当采用自动方式仍不能满足复印的要求时，可以用手动的方式进行调整：原稿纸张颜色较深的，应将复印浓度调浅些；字迹线条细的，则应将浓度调深些。
七、设定复印份数 用数字键输入所需要的份数，可以将一份原稿复印多份。
八、开始复印 设置完成，按下“复印”键，复印机开始复印操作，自动复印出设定数量的复印件。复印数量显示屏的数值将逐渐递增或递减计数，直至复印结束，显示复位。在连续复印过程中，需暂停复印或需插入新的文件复印时，可以按下“暂停”键或“插入”键，这时机器将在完成一张复印的全过程后停止运转。
九、纸张用完后自动停机 在连续复印过程中，送纸盒内的纸张用完需补充时，机器将自动停机。待将纸张补充后，再按下“复印”键，复印机将继续完成尚未复印的份数。
十、节电停机 目前大部分复印机都具备节电功能。在一次操作复印后，如机器暂时不同，机器将在一定的时间里自动进入节电状态。这时，机器操作面板上除了电源指示灯或节电指示灯电量以外，其余显示将全部熄灭。在需要重新使用时，只需按一下“节电”键，机器将立即在很短的时间内进入待机状态。
