第一个S--整理→清理区分。公司的档案工作开展到目前为止，最突出的问题是管理人员无法明确地判别工作中形成的文件哪些必须作为档案保存。那么，就要明确档案的定义：国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。简单的讲，企业档案是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。实际上文件是以多种形式存在的，要求在日常档案管理工作中，判断一份文件是不是档案主要考虑三个方面的问题：是企业在其经营活动中连续积累而形成的吗？对今后工作具有查考利用价值吗？是原始的历史记录吗？是，就留存起来成为档案，妥善保管；不是，随着事件的结束而淘汰。
第二个S--整顿→标识定位。既然档案是由文件转化而来的，而文件是逐年累月、逐份逐件地产生的，并且是杂乱无章，只有把这些文件按照一定的程序和条理集中保管起来，它们才能转化为档案。比如公司组织一次会议，会议中必然产生许多相互关联的文件材料，会议的组织者陆续将这些文件材料积累起来，系统完整地反映出此次会议事件的全过程，才能形成档案。因此各职能部门、每位员工应该始终围绕其职能活动开展日常的档案工作：活动策划中是否考虑档案的内容及收集；活动中产生的文件是否有标识；文件是否按计划收集；是否有专人收集；是否有专门指定的存放场所；文件传递过程中是否有跟踪记录。只有满足了以上各点的要求，将具有内在联系的文件科学地存放在一起，才能系统地反映出各种活动的原貌，标识定位清晰。
第三个S--清扫→定置维护。档案是历史记录，是联系过去、现在和未来的信息纽带，具有不可替代的重要价值。当档案形成中的文件缺乏连续性和完整性，档案便有了一定的局限性，不能真实的反映历史的全貌，其查考利用价值就会大打折扣。这就要求各职能部门、每位员工立足本职工作，对现有的档案工作常搞“卫生”：一项活动中的文件是否连续、完整；文件的存放场所是否附合八防方式；档案是否移交；是否对文件收集过程中的问题查明原因，并提出根本的解决措施。同时公司的档案集中管理开展不久，之前的档案散存在各部门或个别员工手中，档案部门采取有效的方式和措施进行征集时，各职能部门及其员工群策群力，不断的协助完善。也应该对缺失状况进行检讨，防止此类事件的再次发生。
第四个S--清洁→规则规矩。企业档案把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，为企业准确提供其发展规律的可靠依据，为企业的长远发展服务。没有规矩不成方圆，公司档案管理制度为档案工作明确了指导方向。但各职能部门、各位员工仍必须结合本职工作，将日常档案管理工作程序标准化，定期评估标准化实施效果是否得到保持，并研究维持、管理的方法。
第五个S--素养→约束／教育训练。这要求每个职能部门、每位员工都要进行训练，并从以下几方面开展：学习档案的基础知识、档案的规章制度；立足本职，理解档案规章制度；在工作中遵守档案规章制度。档案管理部门有义务提供相应的训练机会，不断通过全员的共同学习、协作，不断完善档案规章制度，提高档案管理水平，形成良好的档案管理氛围，使档案管理能够立足于基层工作，成为每位员工提升工作素养的有利手段。
